如何在Outlook电子邮件中自动添加签名

在您的电子邮件中添加签名可以使其具有专业水准。加上徽标和您的联系信息可为原本单调的信件提供品牌推广。它使那些希望通过其他方式与您联系的人具有联系的能力。在Microsoft Outlook中创建和使用签名非常简单。您甚至可以创建多个个性化签名来根据您的目标受众一时兴起。

但是，Outlook仅将签名附加到新发送或转发的电子邮件中。创建签名之前发送的电子邮件仍然不存在。为了向较旧的邮件添加签名，您需要进入Outlook设置并进行一些更改。

您的签名可以包括文本，图像，您的电子名片，徽标，甚至是手写签名的图像。您可以设置Outlook，以便将签名自动添加到所有传出邮件中，或者创建您的签名并将其添加到案例中（视情况而定）。

在Outlook通讯中添加签名

处理带有签名的电子邮件的步骤取决于您当前使用的Outlook版本。对于使用较旧版本的软件（2007 – 2010）和较新版本（2010+）以及Microsoft Office 365用户的用户，有一个过程。

让我们从最新版本开始。

Outlook版本2010+（包括Outlook for 365）

为您的Outlook电子邮件创建新签名：

单击以创建新电子邮件。
单击签名，然后单击“消息”选项卡中的签名。
- 根据Outlook窗口的大小以及编写新电子邮件还是回复还是转发，“邮件”选项卡和“ 签名”按钮可能位于两个不同的位置。但是，“签名”按钮通常在“消息”菜单的“包含”部分中随附“ 附加文件”和“ 附加项目 ”。
在“电子邮件签名”选项卡的“选择要编辑的签名”框下方，选择“新建”，然后在“新签名”对话框中为新签名添加名称。
在“编辑签名”下方，在提供的区域内撰写您的签名。
- 该窗口使您能够更改字体，字体颜色和大小以及文本对齐方式。
- 要将链接和图像添加到您的电子邮件签名中，更改字体和颜色并调整文本的正确性，可以使用“编辑签名”下的迷你格式栏进行。
- 您甚至可以使用Microsoft Word设置文本格式，从而使用项目符号，表格或边框创建更强大的签名。然后使用简单的副本（ Ctrl + C ）将其转移，然后将签名上的（ Ctrl + V ）粘贴到“编辑签名”框中。
- 您还可以在签名中添加社交媒体图标和链接，我将在后面进行介绍。
签名正确后，在“选择默认签名”下，设置以下选项：
- 使用“电子邮件帐户”下拉列表，选择一个与您的签名相关联的电子邮件帐户。对于用于Outlook的每个电子邮件帐户，您可以具有不同的签名。
- 要将签名自动添加到以后的所有邮件中，请单击“新邮件”下拉菜单并选择一个签名。如果您不想默认将其设置为自动，请选择（none） 。这样一来，您发送的每条新邮件都不会包含签名，包括转发和回复的邮件。
- 要使签名出现在您答复和转发的邮件中，请单击“答复/转发”下拉列表并选择一个签名。每当您回复或转发电子邮件时，这将自动添加该签名。要没有此设置，请选择（无） 。
至此，单击确定按钮以返回以保存签名并返回到新消息。
- 请务必注意，您在其中创建签名的当前消息将没有适当的签名。由于某种原因，签名只会出现在随后的消息中。如果您希望使用签名，则需要手动添加签名。

手动插入签名

对于您为创建签名而启动的新消息，或不想自动设置签名的消息，仍然可以手动插入签名。

为此：

在电子邮件打开的情况下，单击“消息”选项卡，然后选择“ 签名” 。
这将打开一个弹出菜单，显示您创建的所有已保存签名。通过单击从选项中选择要使用的签名。现在它将出现在您当前的消息中。

将徽标或图像添加到签名

品牌通常需要徽标。为了在徽标中添加徽标或社交媒体图标之类的图像，请执行以下操作：

打开新的电子邮件，然后单击“消息”选项卡。
单击签名，然后单击签名。
在“选择要编辑的签名”框中选择要添加徽标或图像的签名。
单击添加图像图标，从PC文件中找到要添加的图像，然后选择插入。
- 您可以通过右键单击图像并从菜单选项中选择图片来调整图像或徽标的大小。单击“尺寸”选项卡，然后使用提供的选项将图像调整为所需的尺寸。
- 保持选中“锁定宽高比”框，以保持图像比例。
调整图像大小并准备就绪后，请单击确定。
再次单击确定以保存您刚刚对签名所做的所有更改，以完成此操作。

Microsoft Outlook版本2007 – 2010

要使用旧版本的Microsoft Outlook创建新的签名，请执行以下操作：

选择创建新消息。
单击“消息”选项卡，然后从“包含”部分中选择“ 签名 ”。
弹出时单击签名。
在“电子邮件签名”选项卡上，单击“ 新建” 。
输入签名的名称，然后单击“ 确定”按钮。
在“编辑签名”框中，输入要包含在签名中的文本。
- 您可以通过突出显示要编辑的文本，然后使用所需选项的样式和格式按钮来设置文本格式。
- 添加其他元素，例如图像，超链接和电子商务名片，单击您希望元素出现的位置，然后：
  - 电子商务名片 –单击“ 名片”按钮，然后单击“归档为”列表中的联系人之一。单击确定按钮。
  - 超链接 –单击“ 超链接”图标，然后输入（或粘贴）链接将文本连接到的URL。单击确定按钮。
  - 图像/图片 –单击“图像”图标，找到要上载到签名的图像，选择它，然后单击“ 确定”按钮。
完成编辑后，请单击“确定”以完成签名的创建。
- 您当前打开的用于创建签名的电子邮件不会自动将签名添加到其中。您将需要手动进行操作。

将签名添加到您的电子邮件中

签名可以自动或手动添加到所有传出邮件，回复和转发中。每一封发送的电子邮件只能使用一个签名，因此，如果您选择自动设置一组，那么最好将签名用于更广泛的受众。

要将签名自动插入您的电子邮件中：

创建一个新的电子邮件。
转到“消息”选项卡，然后单击“包含”部分中的“签名”。
弹出时单击签名。
找到“选择默认签名”，单击“电子邮件帐户列表”下拉列表，选择要与签名关联的电子邮件帐户。
从“新邮件”列表中选择一个，选择要包括的签名。
- 对于转发和答复，要添加签名，请从“答复/转发”下拉列表中选择一个签名。如果您不希望签名，请单击（无） ，然后在答复中转发并转发电子邮件。
单击确定以保存您的签名设置。

要将签名手动添加到您的电子邮件中，请执行以下操作：

创建一个新的电子邮件。
单击“消息”选项卡。
单击“包含”部分中的“ 签名 ”。
直接单击您要插入的签名。

签名现在将出现在您的外发消息中。如果您选择错误或者只是想删除已添加的签名，请在消息中突出显示签名，然后单击键盘上的Delete （或Backspace ）。

在Outlook.com中使用Microsoft Office 365帐户

对于使用Microsoft Office 365帐户在Web上使用Outlook的用户，您需要在两个产品中都创建一个签名。

要在Web上的Outlook中创建和使用电子邮件签名，请执行以下操作：

登录到您的Outlook.com帐户，然后点击页面顶部的齿轮图标打开您的设置。
单击邮件，然后撰写并答复 。
在“电子邮件签名”区域中输入您的签名。
- 您可以使用提供的格式化选项来根据自己的喜好更改签名的外观。
- 每个帐户只能有一个签名。
- 要使签名默认情况下自动显示在以后的所有邮件中，请在“我在撰写的新邮件中自动添加我的签名”框中打勾。这样一来，所有以后撰写的电子邮件都将您的签名显示在底部。
- 转发和回复将需要在“自动在转发或回复的邮件中包括我的签名”框中选中一个复选框。
- 如果不选中这两个选项，则需要将签名手动添加到撰写的每封电子邮件中。
完成编辑后，点击保存。