如何在Outlook中设置自动答复

电子邮件对于21世纪的工作至关重要，从团队成员之间的沟通到计划未来几个月的项目。当然，问题是在智能手机和平板电脑时代，似乎不可能长时间断开工作。大多数公司基本上都要求使用智能手机发送电子邮件，但这意味着您的雇主基本上可以随时与您联系。每个人都应该在工作和时间上休息一下，远离电子邮件，电话和我们发现很难离开的所有通讯方式。无论您是休假还是只是想与家人或朋友共度美好时光，设置Outlook外出消息都是将工作暂时搁置的第一步。这是操作方法。

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为什么要打扰外出消息呢？

设置外出消息可能不会使您的老板满意，但是至少，它可以使您的工作社区中的每个人和外部人员都可以尝试与您进行沟通。那么，为什么设置外出消息很重要？好吧，实际上，有几个原因：

这是让您的同事，经理和客户在一段时间内保持联系的一种好方法 。如果您休假超过几天，则尤其如此。

这是专业的 。如果某人在某事上需要您的帮助或客户有疑问，让他们知道您在给定的时间内不在身边将对他们有所帮助。他们知道他们必须等到您回来或可以与他人联系。两者都对企业和您都有帮助。

它告诉人们不要惹你 。如果您设置外出消息，则人们会知道您正在休假，花费个人时间或其他时间。之后，他们致电或发送短信给您的可能性较小。

它使您的老板少抱怨一件事 。如果您为一个要求苛刻的老板工作并且想退缩，那么您将遇到阻力。但是，如果您玩游戏并表现专业，那么从纪律角度来看，他们几乎无能为力。

如果在工作中有一件重要的事情，那可以确保您始终以最突出的意义代表自己作为专业人士。

设置Outlook外出邮件

根据您使用的是Outlook 2016或更早版本还是Office 365中的Outlook，设置外出时的答复消息会略有不同。我将同时介绍这两种情况。

Outlook 2016及更早版本

该过程中有很多步骤，但是很容易做到。

创建新的电子邮件并写出外出答复。在主题中包括“不在办公室”，但将目标留空。
选择文件并另存为。
另存为Outlook模板，其中显示另存为类型。
选择“管理规则和警报”，然后选择要将消息应用到的帐户。
选择新规则。
选择对收到的邮件应用规则，然后单击下一步。
在“收件人”框中选择“我的名字所在的位置”，然后单击“下一步”，然后确认弹出窗口。
选择使用特定模板的回复，然后单击底部窗格中的文本链接。
选择您之前制作的模板，然后选择“打开”。点击下一步。
选择除非是自动回复，否则请避免将自动回复发送到自动回复。点击下一步。
为规则指定一个有意义的名称，并确保选中“启用此规则”。
选择完成，然后单击确定。

这将创建外出自动回复并将其设置为活动状态。虽然此过程指定了将在其上处于活动状态的帐户，但是您也可以将其设置为对所有电子邮件帐户都处于活动状态。当您在步骤11启用规则时，您可以在下面的选项中选择要在所有帐户上处于活动状态的规则。如果需要，请启用它并保存。

关闭Outlook外出消息

当您休假回来或做任何事情时，您需要记住关闭自动回复功能。

在Outlook中选择“文件”。
选择管理规则和警报，然后选择电子邮件规则。
选择帐户，然后取消选中自动答复规则旁边的框。
单击确定保存更改。

现在，您正式回到了困境！

在Office 365中设置外出邮件

Office 365帐户使用Exchange，而Outlook帐户使用POP，IMAP或Exchange。该过程大致相同，但相差很大，足以保证自己的演练。

从Outlook中选择“文件和自动答复”。
选择发送自动回复。
如果愿意，请设置时间范围。这对于像我这样的健忘类型很有用，即使他们回来后仍保持自动回复活动状态。
确保“我的组织内部”选项卡处于活动状态，然后添加您的消息。
选择“我的组织外部”，并在此添加相关的消息。根据外部用户向您发送电子邮件的方式，您可能只需要选中“我的联系人”，否则电子邮件将被发送给所有人，包括新闻通讯，通知甚至是垃圾邮件。
完成后，选择确定以激活。

该过程比Outlook 2016中的过程略短，但最终结果是相同的。设置时间刻度的功能很简洁，并且作为Outlook 2016的用户，我希望该功能能尽快将其过渡到该版本。