Gmail可以用作贵公司服务台需求的免费解决方案吗？
传统服务台解决方案
某些解决方案可能包括Kayako eSupport或IssueTrak，以获取诸如Help Desk Lite之类的免费解决方案。 一个名为“开源帮助台列表”的网站列出了（您可能已经猜到了）开源帮助台解决方案。
通常，这些解决方案都有一种将电子邮件直接传递到票务系统的特定电子邮件地址的途径。 因此，客户发送一封电子邮件，它到达一个电子邮件箱，然后通过管道传送到票务系统中，分配票证编号，并排在队列中以供公司员工处理。
但是，如果这是一个公共电子邮件地址，则会带来垃圾邮件问题。 服务器端解决方案可能无法很好地处理传入的垃圾邮件。
好，但是Gmail？
Gmail实际上是一个免费的基于Web的电子邮件系统。 但是，它有一些作用：
- 这是免费的。
- 它拥有令人难以置信的垃圾邮件检测和过滤功能
- 它提供了组织和标记传入消息的好方法。
- 会话线程被自动分组，使每个请求都易于遵循，直到解决为止。
那么，我们将如何使用Gmail？
您需要做的第一件事是评估帮助台软件的需求。 您有多个部门吗？ 您必须绝对分配票号吗？ 您需要知识库吗？
是否需要分配车票号码？ Gmail无法为您提供帮助。 同样，Gmail也没有嵌入式方法来创建过去查询的知识库。 但是，这并不意味着您不能单独创建自己的FAQ或知识库。
假设您要使用Gmail。 创建一个Gmail帐户，并尝试为该帐户使用一个尽可能具有描述性的名称。 您甚至可能想要创建多个Gmail帐户，以便公司中的每个部门都能拥有自己的帐户。 同样，此选择取决于您的需求。 如果您的公司规模很小，也许您只有一个人将传入的消息分为相应的部门（就像秘书一样）。 或者，您小组中的人数很少，所以你们可以就如何组织帐户中的消息达成一致。 但是，如果要处理大量请求，则可能要设置多个Gmail帐户。
您需要在Gmail中设置放假通知。 但是，您不会将其用作休假通知。 您将使用它作为入场票的自动确认。 告诉您的客户，是的，已经收到他们的消息了。 要进行设置，请转到“设置”。 选择单选按钮以打开假期响应者，然后输入要发送的消息。
您需要在自己的域上设置一个电子邮件帐户，以用作您的公共电子邮件地址。 您可能不希望您的客户在GMAIL.COM地址给您发送电子邮件，因为它可能会散发出不专业的概念。 因此，请设置您自己的电子邮件帐户，并将Gmail用作电子邮件客户端，以简单地从服务器中提取电子邮件。 为此，请转到设置->帐户。 在“从其他帐户获取邮件”下，选择“添加其他邮件帐户”。 您会看到一个弹出窗口，您可以在其中输入要让Gmail检查的电子邮件地址。 然后，您将输入到该电子邮件帐户的POP3连接的用户名，密码和服务器地址。 建议您选择让Gmail一旦下载到Gmail后就将其从服务器中删除。
接下来，也要从“设置”->“帐户”标签中，将该电子邮件地址设为外发电子邮件。 如果您不这样做，那么从Gmail发送的所有电子邮件都将使用Gmail.com作为寄信人地址。 因此，将您的公司电子邮件输入到Gmail中，作为“发送邮件为”下的条目。 Gmail会向该电子邮件地址发送确认码。 从收到的电子邮件中获取该代码，然后将其插入Gmail，然后您便可以使用该帐户从Gmail发送电子邮件。 将此新地址设置为您的默认外发电子邮件帐户。
完成后，除非他们深入研究电子邮件的标题，否则任何人都无法告诉您正在使用Gmail。
接下来，您将要设置一些标签，用于组织消息。 也许每个部门的标签。 可能是有关消息是否已处理，转发或仍在等待回复的标签。 您创建的标签由您自己决定，但请事先计划好，因为标签将使Gmail成为用于接收邮件的有组织平台，而不是造成大量查询。
您还可以使用Gmail的过滤器来进一步整理邮件。
客户应如何提交请求？
两个主要选项是使用基于Web的表单或直接在您的网站上发布电子邮件地址。 显然，如果您直接发布地址，则该地址很可能会被蜘蛛抓取并放入垃圾邮件列表。 但是，Gmail的垃圾邮件过滤功能非常出色，您的收件箱中不会收到太多垃圾邮件。
如果使用表格，请注意不要将电子邮件主题行硬编码到电子邮件中。 Gmail的线程功能是一项强大的功能，这使其成为了不错的帮助台解决方案，并且相同的主题行会将所有内容错误地分组为一个线程。 因此，无论您执行什么操作，都要确保客户在向您发送请求时可以创建自己的主题行。
让我们超越Gmail
Gmail很棒，但是Google的其他解决方案也使Google成为满足您的业务沟通需求的绝佳平台。 例如，设置Gmail帐户还可以设置对Google日历的访问权限（可以用作公司日历以及任务提醒）。 您可以使用Google文档来存储有关如何处理可能来自客户的某些类型请求的文档。 您可以使用Google聊天在员工之间聊天。 您可以将Google协作平台用作公司的Intranet，将公司的程序和其他文档存储在网络上。 Google网上论坛可以用作整个公司的私人电子邮件列表。
因此，您可以看到，Google的免费服务可以为小型企业提供出色的解决方案。 您只需要在框外思考。 ????
